Datenschutzerklärung gegenüber Vereinsmitgliedern

Datenschutzhinweise gegenüber Vereinsmitgliedern

Verantwortliche Stelle

(1) Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der

Freunde und Ehemalige der Schüler Union Nordrhein-Westfalen e.V.
Wasserstraße 5
40213 Düsseldorf
E-Mail: info@su-friends.nrw

Vereinsregister: VR 12435
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf

Vertreten durch Robin Mainz (Vorsitzender) und Lars Görtz (Erster Stellvertreter des Vorsitzenden). 

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

Umfang und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

(2) Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder nur, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses sowie zur Erfüllung seiner satzungsmäßigen und gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Verarbeitet werden insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Eintritts- und Austrittsdatum, Mitgliedsstatus, Beitragsdaten, Bankverbindung, Mandatsdaten sowie sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft und der Vereinsorganisation anfallen. Die zur Mitgliedschaft erforderlichen Daten werden in einer elektronisch geführten Zentralkartei verwaltet. 

(3) Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Begründung und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen sind, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist. Zu den berechtigten Interessen zählen insbesondere eine geordnete Mitglieder- und Beitragsverwaltung, die Kommunikation mit den Mitgliedern, die Organisation des Vereinsbetriebs, die Dokumentation von Vereinsaktivitäten, die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche. Soweit eine Einwilligung erteilt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

Verarbeitung der Daten

(4) Innerhalb des Vereins erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

(5) Außerhalb des Vereins können personenbezogene Daten an externe Empfänger weitergegeben oder durch externe Dienstleister verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung der Mitgliedschaft, die Vereinsverwaltung, die technische Organisation der Vereinskommunikation, die Öffentlichkeitsarbeit oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu gehören insbesondere:

• die kontoführende Bank des Vereins, derzeit die Deutsche Skatbank, Zweigniederlassung der VR-Bank Altenburger Land eG, soweit dies für die Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen, Lastschriften und sonstigem Zahlungsverkehr erforderlich ist,
• Microsoft, soweit dies für die Führung und Verwaltung der elektronischen Zentralkartei, die interne Kommunikation, die Dokumenten- und Dateiverwaltung sowie weitere Verwaltungs- und Dokumentationsprozesse des Vereins erforderlich ist,
• Alfahosting, soweit hierüber vereinsbezogene Kommunikation abgewickelt wird oder vereins- und mitgliedschaftsbezogene Daten technisch gespeichert oder bereitgehalten werden,
• Steuerberater, Buchhaltungs- oder Prüfungsdienstleister, soweit deren Einbindung erforderlich ist,
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins verarbeiten, erfolgt dies im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere auf Grundlage einer Auftragsverarbeitung. Microsoft weist seine DSGVO-Verpflichtungen und die Einbindung des DPA für seine Dienste selbst aus. 

(6) Im Rahmen von Vereinsveranstaltungen können Foto- und Bildaufnahmen gefertigt, gespeichert und für Zwecke der Vereinsdokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet werden. Dies kann insbesondere eine Verwendung auf der Website des Vereins, in vereinsbezogenen Veröffentlichungen, in Einladungen, Berichten, Präsentationen oder in Auftritten des Vereins in sozialen Medien umfassen. Soweit Aufnahmen veröffentlicht werden, erfolgt dies nur im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit und unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der betroffenen Personen.

(7) Der Verein nutzt zur Mitgliederverwaltung und zur internen Organisation auch Dienste von Microsoft. Dies betrifft insbesondere die Führung und Verwaltung der elektronischen Zentralkartei, die Speicherung und Bearbeitung mitgliedschaftsbezogener Daten, die interne Kommunikation, die Dokumentenablage sowie weitere Verwaltungs- und Dokumentationsprozesse des Vereins. Die Zentralkartei ist nach der Satzung zentrales Instrument der elektronischen Mitgliederverwaltung. 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Im Zusammenhang mit dem Einsatz externer IT-Dienstleister, insbesondere Microsoft, kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in Einzelfällen auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort aus auf sie zugegriffen wird. Soweit dies geschieht, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen und auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der von der Europäischen Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln oder sonstiger gesetzlich anerkannter Mechanismen. Informationen zu den dabei getroffenen Schutzmaßnahmen können beim Verein angefordert werden. 

(8) Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die in den vorstehenden Ziffern genannten Zwecke erforderlich ist. Mitgliedschaftsbezogene Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gelöscht, soweit sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. 

Rechte und Pflichten

(9) Als betroffene Person haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. 

(10) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 

(11) Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für nicht-öffentliche Stellen in Nordrhein-Westfalen ist insbesondere die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. 

(12) Im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind. Ohne diese Daten kann das Mitgliedschaftsverhältnis regelmäßig nicht begründet oder durchgeführt werden. 

(13) Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.